Introduction

En entreprise, la performance au travail est un défi constant. Les managers et les employés sont toujours à la recherche de nouvelles idées et techniques pour améliorer les performances individuelles et collectives.

En outre, avec la digitalisation, la mondialisation et les changements en cours dans le monde du travail, il est important de mettre tout en œuvre pour encourager et maintenir un haut niveau de productivité. Un niveau élevé de productivité est essentiel pour préserver les actifs de l'entreprise tout en offrant de meilleures opportunités d'évolution professionnelle.

La performance, c'est quoi ?

Être performant reflète le degré d'efficacité, de qualité et de productivité d'un employé lorsqu'il remplit ses fonctions et exécute les tâches requises. Cela reflète également la valeur de l'employé au sein de l'organisme et contribue à l'image de celui-ci.

Pour améliorer notre performance au travail et maintenir un rythme productif, voici cinq étapes à suivre qui, selon moi, vous aideront à être plus efficace au travail :

Les 5 étapes :

1- Préparer :

Si on part du principe que l'environnement de travail (salle ou open space, bureau, etc.) reflète l'état d'esprit dans lequel on se trouve, avoir un environnement propre et organisé ne fait qu'encourager notre efficacité. C'est pourquoi je vous conseille de veiller à dégager tous les objets autour de vous qui peuvent être une source de distraction (livres, post-it, etc.).

Au bureau et dans les open-spaces, créez une bulle pendant que vous travaillez pour éviter toute sorte de distraction. Pour cela, je vous conseille de mettre un casque et de mettre de la musique. Cela découragera vos collègues à interrompre votre concentration.

Un dernier point : avoir du matériel de travail performant et rapide ne peut qu'encourager l'efficacité du travail.

2- Prioriser :

Essayer d'ordonner les tâches à réaliser par ordre de priorité nous permet d'être plus efficaces sur les tâches les plus importantes en premier lieu.

• Une technique intéressante pour gagner en efficacité est de définir les trois tâches les plus importantes à réaliser pendant la journée et de fixer des créneaux pour les réaliser "impérativement".

• Une deuxième technique que je trouve efficace est la méthode "Pomodoro" ou "minuterie de cuisine". Cette technique consiste à prévoir des cycles de 25 minutes de travail + 5 minutes de repos (durée modifiable).
  

  Pourquoi 25 minutes ? Car cela représente la durée moyenne qu'un être humain peut rester concentré sans être distrait ou interrompu. Ces cycles bien délimités permettent de se focaliser davantage sur l'idée de progresser dans la tâche en cours. Les 5 minutes qui suivent servent à gratifier le travail, savourer le sentiment d'avoir avancé. Étirements, café, musique, méditation, lecture : offrez-vous 5 minutes pour vous divertir. Remarque : Si vous avez du "flow", vous pouvez remettre votre minuterie sans faire de pause, mais il ne faut pas s'arrêter avant les 25 minutes.

• Commencer par la tâche la plus difficile (le matin c'est le moment ou on a le plus d'énergie), éviter de commencer par les taches les plus facile (éviter la procrastination)

3- Déléguer :

Même si l'on est minutieux et qu'on veut faire les choses soi-même, il peut être judicieux d'investir du temps pour montrer à quelqu'un comment une tâche doit être faite, afin de pouvoir avancer sur autre chose.

Déléguer une tâche à quelqu'un d'autre peut aboutir à de meilleurs résultats. Comment arriver à cela ? C'est simple, un travail délégué réussi respecte les étapes suivantes :

• Donner du temps pour former nos collègues à travailler sur les tâches en question.

• Donner du sens à leur mission : expliquer l'importance de leurs interventions.

• Donner un maximum d'éléments de contexte.

• Donner un échéancier clair.

• Remercier et exprimer notre reconnaissance (oralement ou par écrit). Donner un retour si la tâche n'a pas été bien exécutée pour qu'ils/elles puissent progresser en compétences.

4- Automatiser :

Bien que notre temps soit précieux, automatiser les tâches qui peuvent prendre beaucoup de temps peut nous aider à optimiser notre planning.

Automatiser peut se manifester de différentes manières, par exemple:

• Automatiser les actions répétitives (complétion automatique des formulaires, traitement automatique des emails, etc.)

• Favoriser l'utilisation de l'IA (intelligence artificielle) :

  • Reconnaissance vocale : dans la rédaction de texte, dans les messages, etc.

  • Dactylographie sur mobile : augmenter la rapidité d'écriture en choisissant parmi les suggestions qui apparaissent au-dessus du clavier.

5- Accélérer :

Travailler sur la rapidité de nos gestes, de nos interactions avec les outils de travail ne peut qu'encourager et améliorer notre performance au travail.

Par exemple, pour les personnes qui travaillent souvent sur ordinateur, la vitesse d'écriture représente un atout important dans le travail. L'utilisation de raccourcis clavier et d'abréviations est également encouragée.

Lors des communications par email, veillez à utiliser des modèles pour les emails répétitifs.

Essayez également d'être le plus clair possible dans la rédaction de vos emails pour éviter les aller-retour inutiles. Pour cela, vous pouvez :

• Favoriser l'utilisation de la structure "Si ... alors".

• Hiérarchiser les informations avec des tirets.

• Utiliser des images/graphiques/vidéos si nécessaire.

Mot de la fin

En résumé, même si nous ne pouvons pas être au top de l'efficacité tous les jours, nous pouvons travailler sur notre productivité pour l'améliorer et atteindre cet objectif tout en appréciant les moments de repos et de détente. L'important est de mesurer nos progrès et de trouver la solution qui nous convient le mieux en optimisant notre espace de travail.